Top 10 Phần Mềm Doanh Nghiệp Cho Người Mới Bắt Đầu Nên Biết Trước Khi Chọn

Phần mềm kế toán cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

Top 10 phần mềm doanh nghiệp cho người mới bắt đầu mà chúng tôi liệt kê trong bài này bắt đầu từ nhóm phần mềm kế toán, thứ hầu như doanh nghiệp nào cũng cần ngay từ ngày đầu.

Nhóm này phù hợp với doanh nghiệp chưa có kế toán chuyên trách, cần giao diện đơn giản để chủ doanh nghiệp tự thao tác được mà không cần đào tạo dài ngày.

Không hợp với doanh nghiệp có nghiệp vụ kế toán phức tạp, cần tùy chỉnh báo cáo chuyên sâu theo ngành đặc thù, ví dụ sản xuất nhiều công đoạn hoặc xuất nhập khẩu.

Hạn chế thật cần kiểm chứng: phần mềm có cập nhật đúng quy định thuế mới nhất hay chưa, vì quy định thuế Việt Nam thay đổi khá thường xuyên, cần hỏi rõ nhà cung cấp trước khi dùng chính thức.

Phần mềm quản lý nhân sự cho đội ngũ dưới 50 người

Phù hợp với doanh nghiệp mới có vài chục nhân sự, cần chấm công và tính lương cơ bản mà không muốn xử lý thủ công bằng Excel mỗi tháng.

Không hợp với doanh nghiệp lớn cần tích hợp nhiều phòng ban, quy trình phê duyệt phức tạp qua nhiều cấp quản lý khác nhau.

Hạn chế thật: một số phần mềm giá rẻ hạn chế số lượng tài khoản sử dụng, cần kiểm tra kỹ trước khi mở rộng quy mô, tránh phải đổi hệ thống giữa chừng gây gián đoạn.

Phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng, shop nhỏ

Phù hợp với người mới kinh doanh, cần theo dõi tồn kho và doanh thu đơn giản mà không cần hệ thống phức tạp ngay từ đầu.

Không hợp với chuỗi cửa hàng nhiều chi nhánh cần đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực giữa các điểm bán khác nhau.

Hạn chế thật: cần kiểm chứng khả năng tích hợp với cổng thanh toán đang dùng trước khi quyết định chọn, tránh trường hợp mua rồi mới phát hiện không tương thích.

Công cụ quản lý công việc, dự án dạng bảng kanban

• Phù hợp đội nhóm nhỏ cần theo dõi tiến độ công việc trực quan, dễ dùng ngay không cần đào tạo bài bản
• Không hợp với dự án lớn cần quản lý nguồn lực, ngân sách chi tiết theo từng giai đoạn thi công hay triển khai

Hạn chế thật: bản miễn phí thường giới hạn số lượng bảng hoặc thành viên tham gia, nên tính toán trước quy mô đội nhóm sẽ dùng khi chọn gói.

Phần mềm CRM cơ bản để theo dõi khách hàng tiềm năng

Nói dễ hiểu, CRM là công cụ ghi lại thông tin và lịch sử tương tác với từng khách hàng, giúp đội bán hàng không quên chăm sóc ai giữa chừng.

Phù hợp với doanh nghiệp mới bắt đầu xây quy trình bán hàng, chưa có hệ thống theo dõi khách hàng bài bản trước đó.

Không hợp với doanh nghiệp đã có sẵn quy trình CRM phức tạp cần tùy biến sâu theo ngành đặc thù như bất động sản hoặc bảo hiểm.

Hạn chế thật: cần kiểm chứng khả năng xuất nhập dữ liệu khi muốn chuyển sang hệ thống khác về sau, tránh bị khóa dữ liệu trong một nền tảng duy nhất.

Công cụ email marketing cho doanh nghiệp mới xây tệp khách hàng

Phù hợp với doanh nghiệp có danh sách email nhỏ, muốn gửi bản tin định kỳ cho khách hàng mà không cần đầu tư hệ thống marketing automation phức tạp.

Không hợp với doanh nghiệp cần tự động hóa kịch bản marketing phức tạp theo hành vi người dùng, ví dụ gửi email khác nhau tùy hành động trên website.

Hạn chế thật: gói miễn phí thường giới hạn số lượng email gửi mỗi tháng khá thấp, cần tính trước chi phí nâng cấp khi tệp khách hàng tăng dần theo thời gian.

Phần mềm hóa đơn điện tử tuân thủ quy định trong nước

Phù hợp với mọi doanh nghiệp mới thành lập, vì đây là yêu cầu bắt buộc theo quy định hiện hành tại Việt Nam, không phải lựa chọn tùy nghi.

Không có nhóm doanh nghiệp nào không phù hợp rõ ràng ở nhóm này, nhưng cần chọn đơn vị cung cấp phù hợp quy mô và ngành nghề đang kinh doanh.

Hạn chế thật: cần kiểm chứng đơn vị cung cấp có nằm trong danh sách được Tổng cục Thuế chấp nhận hay không, tránh dùng dịch vụ không hợp lệ ảnh hưởng tới việc kê khai thuế sau này.

Công cụ lưu trữ đám mây chia sẻ tài liệu nội bộ

Phù hợp với đội nhóm làm việc phân tán, cần truy cập tài liệu chung mọi lúc mọi nơi mà không phải gửi qua lại email từng phiên bản.

Không hợp với doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật dữ liệu cực cao, cần lưu trữ nội bộ hoàn toàn, không đưa dữ liệu lên hạ tầng bên thứ ba.

Hạn chế thật: dung lượng miễn phí thường giới hạn, cần tính chi phí nâng cấp khi dữ liệu tăng dần, đặc biệt với doanh nghiệp lưu nhiều file hình ảnh, video dung lượng lớn.

Phần mềm ký hợp đồng điện tử thay cho ký tay truyền thống

Phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng với đối tác ở xa, cần rút ngắn thời gian xử lý so với gửi bản giấy qua bưu điện.

Không hợp với các loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng theo quy định pháp luật hiện hành, vì chữ ký điện tử không thay thế được yêu cầu công chứng trong những trường hợp này.

Hạn chế thật: cần kiểm chứng giá trị pháp lý của chữ ký điện tử có được đối tác và cơ quan liên quan công nhận không, trước khi áp dụng cho hợp đồng giá trị lớn.

Công cụ họp trực tuyến, quản lý lịch làm việc chung

Phù hợp với doanh nghiệp có nhân sự làm việc từ xa hoặc thường xuyên họp với đối tác qua mạng thay vì gặp trực tiếp.

Không hợp với doanh nghiệp làm việc hoàn toàn tại văn phòng, ít nhu cầu họp từ xa, dùng công cụ này chỉ tốn thêm chi phí không cần thiết.

Hạn chế thật: chất lượng cuộc gọi phụ thuộc nhiều vào đường truyền internet của từng người tham gia, không phải lỗi hoàn toàn từ phần mềm khi cuộc họp bị giật, lag.

Để cập nhật thêm kiến thức công nghệ nền tảng cho doanh nghiệp trước khi chọn công cụ vận hành, có thể tham khảo chuyên mục công nghệ dành cho doanh nghiệp trên trang, nơi cập nhật khá đều các xu hướng liên quan.

Bảng tổng hợp 10 nhóm phần mềm và mức độ phù hợp

Để dễ tra cứu nhanh, chúng tôi tóm lại toàn bộ mười nhóm phần mềm vào một bảng ngắn, giúp bạn đối chiếu ngay với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp mình.

Nhóm phần mềm	Phù hợp với	Hạn chế cần lưu ý
Kế toán cơ bản	DN chưa có kế toán chuyên trách	Cần kiểm tra cập nhật quy định thuế
Quản lý nhân sự	Đội dưới 50 người	Giới hạn số tài khoản ở gói rẻ
Quản lý bán hàng	Cửa hàng, shop nhỏ	Cần kiểm tra tích hợp cổng thanh toán
Quản lý công việc Kanban	Đội nhóm nhỏ	Bản miễn phí giới hạn thành viên
CRM cơ bản	DN mới xây quy trình bán hàng	Cần kiểm tra khả năng xuất dữ liệu
Email marketing	DN có danh sách khách nhỏ	Giới hạn số email gửi mỗi tháng
Hóa đơn điện tử	Mọi DN mới thành lập	Cần đơn vị được Tổng cục Thuế công nhận
Lưu trữ đám mây	Đội làm việc phân tán	Dung lượng miễn phí có hạn
Ký hợp đồng điện tử	DN ký hợp đồng từ xa thường xuyên	Cần kiểm tra giá trị pháp lý
Họp trực tuyến	DN có nhân sự làm việc từ xa	Phụ thuộc đường truyền internet

Với những doanh nghiệp muốn đọc thêm tin tức công nghệ liên quan trước khi ra quyết định đầu tư phần mềm, có thể theo dõi thêm chuyên mục tin tức công nghệ doanh nghiệp cập nhật thường xuyên trên trang.

Ngoài các nhóm phần mềm kể trên, một số nền tảng công nghệ khác cũng đáng tham khảo thêm khi doanh nghiệp mở rộng quy mô vận hành. Có thể xem qua một nền tảng công nghệ khác trong hệ thống để mở rộng thêm lựa chọn ngoài danh sách này.

Với nhu cầu về hạ tầng web hoặc giải pháp số đi kèm, có thể tham khảo thêm một đơn vị công nghệ khác trong hệ thống để so sánh thêm trước khi quyết định đầu tư dài hạn.

Không cần mua đủ cả mười phần mềm ngay từ ngày đầu. Bắt đầu từ nhóm nào đang gây khó khăn nhất cho việc vận hành hiện tại, dùng ổn rồi mới tính đến nhóm tiếp theo.